У того, кто не является менеджером, может быть два пути - либо стремиться стать менеджером, либо не стремиться им стать. Успех определяется не тем, насколько высоко вы поднялись по служебной лестнице, а тем, в какой степени вы решили задачи, которые ставили перед собой. Некоторые не хотят продвигаться по служебной лестнице из побуждений не менее благородных, чем те люди, которые хотят подняться на самый верх. Например, менеджмент отнимает много времени и усилий, которые можно было бы уделить семье, церкви, общественным или иным организациям. Далеко не у всех жизненные цели связаны с профессиональным успехом. Есть множество причин, ради которых не стоит идти в менеджмент. Те, кто не имеет амбиций и не стремится занять высокие посты, может быть столь же нужен и важен, как и другие сотрудники предприятия.
Сколько сражений, которые повлияли на ход истории, были выиграны только благодаря простому солдату, который решил выстоять, не отступить, что придало мужества нескольким другим, потом передалось ещё дальше, что в итоге позволило отряду не побежать, изменить ход сражения, выиграть битву и, тем самым, изменить ход истории. Журналисты и историки обычно всю честь воздают генералам, но часто именно рядовые, не отступив, обеспечили победу и своим героизмом помогли выиграть сражение, вопреки некомпетентной тактике своих генералов. Это не умаляет заслуг многих великих военачальников, но иногда простые люди своими делами превращают неумелую тактику в блестящую военную хитрость. Лидерство может исходить с любого уровня. Лучшее лидерство состоит в том, чтобы иметь мудрость и волю для воплощения того, что необходимо для успеха.
Наш великий вклад
Генерал Патон, один из наиболее выдающихся генералов Второй мировой войны, считал обучение своих людей задачей наивысшего важности. Он готовил их в соответствии с более высокими стандартами, чем были установлены для всей остальной армии. Затем он одерживал победу за победой, используя стратегию, в которую никто не верил, и она не могла принести победу ни с кем другим, кроме его людей. Особая подготовка его солдат позволяла им делать то, чего другие не могли.
Чем бы вы ни занимались, люди - ваш самый главный капитал. Очень мало предприятий достигли такой степени автоматизации, чтобы люди перестали влиять на их успех или неудачи. Спортивная команда может иметь в своём списке звёзд, но остальные игроки не менее важны для успеха всей команды. В церкви может быть прекрасный проповедник, но именно преданность всех её членов определяет, насколько плодотворна деятельность общины. Подобно Патону, если вы сделаете своих людей вашим наивысшим приоритетом и главным объектом внимания, вы сможете превзойти ваши сегодняшние достижения.
Как мы уже говорили раньше, лидерство и менеджмент не одно и то же. Можно быть великолепным лидером и не занимать никакого руководящего поста. Как часто простые работники предприятия влияли на его успех, лично противостав сплетням, возмущению, недовольству или наговору. Люди на невысоких постах иногда могут своим примером устанавливать морально-этические нормы, определяющие климат всей компании. Таких лидеров следует выделять, обучать и поощрять, так же как и результативных менеджеров, поскольку их вклад в общее дело заслуживает этого.
Первый шаг в создании лидера
Профессии менеджера можно научить, но искусство лидера передаётся лишь через личный пример. Первый шаг состоит в том, чтобы привить уважение к окружающим. Лидер не может быть человеком, подталкивающим других. Он должен быть во главе и вести людей. Ни один человек не пойдёт за тем, кого не уважает. Уважение - фундамент руководства.
Надо помнить и о бесспорном законе природы, согласно которому, что посеешь, то и пожнёшь. Если мы сеем разочарование, то оно к нам и вернётся. Если мы сеем раздор, то получим его. Если мы сеем уважение, то жатва будет состоять из него же. Если мы сеем уважение среди наших сотрудников, то они будут уважать нас, друг друга и самих себя.
Проявляя к людям уважение, мы скоро увидим, как способность к руководству прорастает в тех, в ком мы и не подозревали таких возможностей. Способности в них были скрыты под неуверенностью в собственных силах, и именно уважение позволило человеку раскрыться. С самоуважением к людям всегда приходит смелость и уверенность, которые всегда позволяют им подняться выше того уровня, на котором они находились до этого. Из тех рядовых, которые, благодаря своему героизму и выдержке, переломили ход сражения, ни один не совершил бы этого, не будь у него уважения к своей стране, к своему делу, полку, семье и самому себе. Настоящее лидерство имеет в своей основе цель и смысл, от которых оно неотделимо. Уважение служит цементом этого основания.
Управление временем
Умение управлять своим временем очень важно и для лидера и для менеджера. Один из возможных способов управления своим временем состоит в том, чтобы каждый день недели отвести для работы с одним из пяти слагаемых вашего предприятия. Ниже приводится пример.
ПОНЕДЕЛЬНИК - Администрация
1. Просмотреть и уточнить свой распорядок.
2. Оценить основные цели и продвижение к их осуществлению, необходимые поправки и изменения.
3. Оценить результативность продвижения в достижении целей по отношению к каждому из пяти слагаемых предприятия.
4. Изучить состояние администрации и оценить её эффективность.
5. Встретиться с менеджером по кадрам.
6. Составить план действий (ваше планирование будет всегда более действенным, если в своём распорядке вы отведёте для этого время).
7. Пересмотреть кадровые вопросы, премиальную систему и т. п.
ВТОРНИК - Продукт
1. Дать оценку своему продукту.
2. Сравнить свой продукт с продуктом конкурентов, новинками в этой области и т. п.
3. Встретиться с менеджером, ответственным за выпуск продукта.
СРЕДА - Маркетинг
1. Оценить уровень продаж.
2. Оценить маркетинговую стратегию и рекламу.
3. Дать оценку персоналу отдела маркетинга.
4. Встретиться с менеджером по маркетингу.
5. Изучить маркетинг, торговые издания и т. п.
ЧЕТВЕРГ - Ресурсы.
1. Проверить финансовые отчёты, баланс, наличность, прибыль и убыток.
2. Изучить состояние капитала и возможностей для достижения поставленных задач, планирование повышения эффективности или адаптации к новым условиям и т. п.
3. Встретиться с бухгалтером, финансистом, банкиром и т. п.
4. Изучение вопросов, связанных с капиталовложениями и другими ресурсами.
ПЯТНИЦА - Временной фактор
1. Оценить тенденции в области продукта, маркетинга, финансов и др.
2. Ответить на телефонные звонки (примечание: телефон - один из самых мощных инструментов в любом бизнесе. Он может стать и наиболее отвлекающим фактором. Если вы отведёте специальное время для ответа на наиболее важные звонки, то это поможет вам сделать вашу неделю более продуктивной).
3. Посвятить некоторое время для завершения дел, начатых в предыдущие дни недели.
Умение составить распорядок и придерживаться его чрезвычайно валено для эффективного управления вашим временем, которое является очень существенным ресурсом. Каждый распорядок требует внесения изменений, но обычно не более, чем мы сами этого хотим. В среднем менеджер тратит впустую более 30% времени, бессистемно переходя от одного вопроса к другому, а потом возвращаясь снова к первому.
Нам надо научиться тому, чтобы только самые неотложные или очень важные события отвлекали нас от установленного распорядка. Если дело, касающееся маркетинга, поступило к вам в понедельник, отложите его в папку ваших дел на среду. Если бухгалтерские отчёты поступили во вторник, то отложите их до четверга и не просматривайте до этого срока. Вы удивитесь, как много вы будете успевать сделать при таком подходе и насколько меньше у вас будет стрессовых ситуаций.
Неопределённые цели и не установленные приоритеты - два фактора, приводящие к снижению эффективности и продуктивности. Перечни и списки необходимых для выполнения дел могут быть простым, но результативным способом решения проблем. Составление таких полезных перечней и списков является искусством, которое можно развивать и совершенствовать. Если правильно его применять, то оно может кардинально повлиять на результативность любого человека. Как и во всяком искусстве, здесь существуют некоторые основные принципы, которые справедливы для всех, но вы должны выработать свой собственный стиль. Ниже приводятся основные правила составления перечней и списков.
Начните с перечня "Что надо сделать"
Такой перечень организует и служит напоминанием. Сам процесс записи поможет вам правильно нацелить ваше время и усилия.
Формируйте ваши перечни целенаправленно
Назначение перечней в том, чтобы помочь вам решить стоящие перед вами задачи. Перечислите свои задачи, а затем - что требуется, чтобы их решить.
Расставьте приоритеты в вашем перечне
Хорошо поможет простая шкала приоритетов - от 1 до 5 баллов. Не работайте над пунктом с приоритетом в 3 балла до тех пор, пока не выполните пункты с более высокими приоритетами, в 1 и 2 балла. Всегда носите с собой планшетку для записей и используйте её! Если вам говорят, что надо что-то сделать, или вы сами замечаете что-то, или вам приходит в голову какая-то идея, записывайте это. Вы сами удивитесь, насколько возрастёт ваша личная результативность, благодаря несложному искусству составления подобных перечней.
Создание и использование кратких контрольных перечней может тоже кардинально повысить эффективность обычного предприятия. Как и в случае с перечнями необходимых дел, создание и отслеживание простых контрольных перечней обеспечат их эффективность. Для примера ниже приводится такой контрольный перечень на случай подготовки и рассылки информационного бюллетеня.
ПАРАМЕТРЫ:
Дата рассылки - 1 июля;
Для печати бюллетеня нужно 2 недели;
Для сортировки материалов потребуется 3 дня.
1. Написание статей для бюллетеня
Срок исполнения - 1 июня
Действительный срок написания статей ___
2. Разработка макета бюллетеня
Срок исполнения - 7 июня
Действительный срок исполнения ___
3. Разработка вкладышей для бюллетеня
Срок исполнения - 7 июня
Действительный срок исполнения ___
4. Доставка макетов бюллетеня в типографию
Срок исполнения - 10 июня
Действительный срок доставки ____
5. Заказ конвертов
Срок исполнения - 10 июня
Действительный срок исполнения ____
6. Сформировать перечень рассылки
Срок исполнения - 20 июня
Действительный срок исполнения ____
7. Напечатать наклейки с адресами
Срок исполнения - 23 июня
Выполнено ___
8. Забрать материалы из типографии
Срок исполнения - 24 июня
Выполнено ___
9. Разложить материалы по конвертам и наклеить адреса
Срок исполнения - 30 июня
Выполнено ____
Может быть, полезно сохранить исполненный контрольный перечень для использования его в будущем. Это поможет вам установить, что то или иное дело потребовало больше времени, чем это было запланировано, и т. п.
Другим полезным инструментом в эффективном менеджменте может быть ведение и хранение документации. Многие канцелярские системы спроектированы для хранения, а не для выдачи информации. Неэффективная система ведения документации может стоить предприятию значительных потерь. Время, затраченное на создание работоспособной системы ведения документации, может принести в будущем хорошие дивиденды за счёт повышения производительности.
Выводы
Как "мозг" и "нервная система" предприятия, администрация должна находиться в рабочем контакте с руководством и менеджментом. Мозг вырабатывает управляющие сигналы, которые по нервным волокнам поступают в соответствующий орган для производства необходимого действия. Необходимо, чтобы руководство и менеджмент понимали различие между ними, которое заключается в том, что они видят вещи с разных точек зрения и имеют разные приоритеты. Эти различия не противоречат, а дополняют друг друга. При эффективном администрировании у лидеров и менеджеров существует единство цели, и каждый заимствует что-то из качеств, присущих другому.
Я намеренно подчеркнул различие между лидерством и менеджментом, поскольку его редко ощущают, но любому лидеру приходится участвовать в менеджменте, и почти каждому менеджеру необходимо руководить. Чем лучше каждый из них сможет специализироваться в своей области, тем более результативным будет их труд.
Что же можно сказать о небольших предприятиях, в которых такого различия не существует, например небольшой магазин, в котором владелец является и руководителем и менеджером? Если вы находитесь в ситуации, когда надо быть и руководителем и менеджером, вы, тем не менее, можете разделить эти функции для более эффективного исполнения и тех и других обязанностей. Например, вы можете отвести понедельник для решения вопросов стратегии и планирования (руководству), а остальные дни заниматься осуществлением поставленных задач (менеджментом). Если вы сумеете дисциплинированно следовать правилу и не отвлекаться от планирования в то время, которое для этого отведено, то вы удивитесь, насколько более ясными станут ваши цели. Если вы в отведённое для реализации ваших планов время будете именно этим и заниматься, то почувствуете, насколько более результативно вы будете действовать. Именно правильное сочетание этих двух сфер деятельности обеспечит успех в администрировании.
